FitzRoy
FitzRoy
Bedrijf: Over FitzRoy
De uitdaging
“TopDesk bood niet veel functionaliteit. We hadden aparte spreadsheets en SharePoint-lijsten... alles was versnipperd over het IT-team.”
- Phil George, hoofd IT
Als liefdadigheidsinstelling had FitzRoy behoefte aan een oplossing die schaalbaar, betaalbaar en eenvoudig te beheren was, iets dat alles op één plek zou samenbrengen, met duidelijke prijzen en zonder verborgen kosten.
De oplossing
Nadat ik via de Charity IT Leaders-groep advies had ingewonnen, kwam één aanbeveling steeds terug: Halo.
"Er waren veel andere goede doelen die Halo gebruikten... en we waren er dol op. Het leek een zeer uitgebreid product. Alle modules waren... inclusief, it niet het geval dat je één onderdeel hebt gekocht en vervolgens extra moest betalen voor andere kleine onderdelen"
- Phil George, hoofd IT
Halo werd eerst uitgerold naar het IT-team en verving direct de gefragmenteerde tools door één centraal platform. Tickets, assets en automatisering werden allemaal op één plek beheerd, waardoor het team de structuur en zichtbaarheid kreeg die ze voorheen misten.
Met duidelijkere SLA's en automatische routering werden problemen sneller opgelost, met minder heen-en-weer gemail. Gebruikers ontvingen snellere en consistentere ondersteuning en het team kon de vraag voorblijven.
De flexibiliteit van Halo maakte het ook gemakkelijk om op te schalen naar andere afdelingen. Het PBS Mental Health-team begon het te gebruiken om complexe casuscommunicatie te volgen en updates te centraliseren tussen ondersteunend personeel, managers en externe partijen zoals NHS Trusts. Een duidelijk audittraject verminderde de risico's en verbeterde de continuïteit van de zorg.
Dankzij de integratie van de API van Halo en Microsoft Intune konden belangrijke taken worden geautomatiseerd, van het genereren van beveiligingstickets tot het stroomlijnen van nalevingscontroles en het uitfaseren van apparaten.
"De efficiëntie die het in het team brengt is briljant. Het team heeft nu de tijd en antwoorden op tickets, zij zijn niet vastzitten aan allerlei administratieve taken."
- Phil George, hoofd IT
Oplossing
In Zoho CRM hebben we een datastructuur ontworpen die is afgestemd op de uitdaging. Daarnaast hebben we een visuele pop-up widget gemaakt om matchresultaten weer te geven, zodat gebruikers door kunnen klikken en opties kunnen selecteren. Achter deze widget hebben we het matching algoritme geprogrammeerd, rekening houdend met API-beperkingen, gegevensvolume, optimalisatie en snelheid. Voor Takecareanny resulteerde dit met een druk op de knop in een naadloos matchingproces. Wat begon als een Excel-oplossing is nu geëvolueerd tot een schaalbare bedrijfsoplossing, met ongeveer 100 wedstrijden per week gemaakt en dat aantal blijft groeien.
De resultaten
FitzRoy werkt nu sneller, met meer vertrouwen en consistentie binnen teams. IT reageert sneller, andere afdelingen krijgen meer mogelijkheden en kernprocessen zijn gestroomlijnd.
- De gemiddelde tijd voor het oplossen van tickets bedraagt minder dan 2 uur
- De klanttevredenheidscijfers zijn 97% uitstekend of goed.
- Routinematige administratieve taken zijn vervangen door automatisering
- Halo ondersteunt nu zowel interne operaties als extern gerichte zorgworkflows
"Halo heeft me echt gesteund, Echt een van de beste organisaties waarmee ik ooit heb samengewerkt, vanuit een SaaS-oogpunt."
- Phil George, hoofd IT
Van kritieke casuscommunicatie tot systeembrede automatisering: Halo heeft FitzRoy geholpen de complexiteit te verminderen en de responsiviteit te verbeteren, ervoor zorgen dat teams aan de frontlinie over de hulpmiddelen beschikken die zij nodig hebben om uitstekende zorg te leveren.
Meer informatie
HaloITSM
Over ons