Videndum
Videndum
Bedrijf: Over Videndum
Videndum ontwerpt, produceert en levert hoogwaardige producten voor drie kernsectoren: film, televisie en fotografie. Het bedrijf, met hoofdkantoor in Bury St Edmunds, Suffolk, en teams in Italië, de VS, Costa Rica en China, combineert wereldwijde schaal met een sterke focus op innovatie, operationele efficiëntie en compliance.
Halo werd aanvankelijk ingezet als servicedesktool voor IT, maar is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijfsbreed platform dat afdelingen samenbrengt om processen te stroomlijnen, culturele verandering te stimuleren en de zichtbaarheid te verbeteren.
De uitdaging
Videndum gebruikte een on-premise versie van Jira Service Desk, maar met het naderende einde van de levenscyclus had het team een nieuw systeem nodig. In plaats van één-op-één over te stappen, wilden ze iets moderners, cloudgebaseerds en intuïtiever.
Tegelijkertijd voelden andere bedrijfsonderdelen de druk van niet-verbonden tools. Rapportage over gezondheid en veiligheid werd bijvoorbeeld via SharePoint afgehandeld, waardoor het moeilijk was om zinvolle statistieken te verzamelen of acties te volgen. Dit vormde een bijzondere uitdaging voor een beursgenoteerd bedrijf, waar accurate KPI-rapportage essentieel is voor interne governance en externe audits.
Maar de belemmeringen waren niet alleen technisch, ze waren cultureel van aard. Gestructureerde processen zoals wijzigingsbeheer en probleembeheer werden vaak gezien als tijdrovend of bestraffend. Teams aarzelden om wijzigingen te registreren of problemen te melden, en sommige vermeden de processen zelfs helemaal. Hierdoor werden cruciale lessen gemist en bleven verbetermogelijkheden onopgemerkt.
De oplossing
Videndum koos voor Halo na sterke feedback van zowel het IT-team als de eindgebruikers. Hoewel de oorspronkelijke uitrol gericht was op IT, benadrukte het gebruiksgemak van het platform al snel de potentie ervan voor de gehele organisatie.
- IT waren de eersten die Halo implementeerden en gestructureerde workflows voor incidenten, serviceaanvragen, wijzigingscontrole en probleemtickets uitrolden, met duidelijke eigenaarschap en verantwoordelijkheid gedurende het hele proces.
- Gezondheid en Veiligheid volgde op het succes van de IT-uitrol, waarbij SharePoint werd vervangen door een systeem waarmee incidenten, bijna-ongelukken en observaties eenvoudiger konden worden vastgelegd, ondersteund door automatische meldingen en duidelijke rapportages.
- Onderhoud Teams gingen Halo gebruiken om reparatieverzoeken op verschillende locaties in te dienen en te volgen, waardoor er meer zichtbaarheid en structuur kwam in processen die voorheen informeel waren.
- HR heeft het platform geïmplementeerd voor het beheer van starters, afvloeiers en interne wijzigingen, waarbij taken worden geconsolideerd in hetzelfde systeem dat door andere afdelingen wordt gebruikt..
Het gelijktijdige licentiemodel van Halo zorgde er bovendien voor dat het op grote schaal kon worden toegepast, waardoor fabriekspersoneel en incidentele gebruikers toegang kregen tot het platform zonder onnodige kosten
De resultaten
Halo heeft Videndum geholpen bij de overstap van gefragmenteerde systemen en inconsistente processen naar een uniform platform. Hiermee werd de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteund, de naleving verbeterd en de teamcultuur veranderd.
- Meldingen van bijna-ongelukken namen toe in fabrieken, waardoor het bedrijf risico's eerder kan signaleren en proactief actie kan ondernemen.
- Fabrieksgebruikers registreren nu direct gezondheids- en veiligheidsincidenten, waardoor de betrokkenheid wordt verbeterd en het H&S-team betere gegevens krijgt om actie op te ondernemen.
- Verandering en probleemmanagement zijn nu ingebed in IT, waarbij teams ze niet langer zien als bureaucratie, maar als een manier om de service te verbeteren en herhaling van problemen te voorkomen.
- Auditvoorbereiding is aanzienlijk eenvoudiger, waarbij alle belangrijke gegevens – van wijzigingen tot nalevingstaken – in één enkel, traceerbaar systeem worden vastgelegd.
- Het bedrijf vermeed onnodige licentiekosten dankzij het gelijktijdige model van Halo, terwijl toch grootschalige toegang voor alle afdelingen mogelijk blijft.
Halo ondersteunde niet alleen nieuwe processen, het hielp ook de manier waarop mensen werkten te veranderen. Het eenvoudige ontwerp maakte het voor teams, met name buiten de IT-afdeling, gemakkelijk om problemen te registreren, workflows te volgen en voor het eerst met gestructureerde processen aan de slag te gaan. Met ingebouwde taalondersteuning en een consistente ervaring in alle regio's heeft die verschuiving zich wereldwijd doorgezet – van het Verenigd Koninkrijk tot Italië, de VS, Costa Rica en China.
Vervolgens presenteren we nog een widget, dit keer binnen Zoho Desk. Dit is een spannende functie waar veel Zoho-gebruikers zich misschien niet bewust van zijn. Het is een widget ingebed in Zoho Desk (de klantenservice tool) die aangepaste informatie uit Zoho CRM weergeeft, inclusief gegevens van aangepaste modules, samen met bijbehorende notities en e-mails.
Halo blijft evolueren met de behoeften van Videndum, breidt uit naar nieuwe gebieden, integreert nieuwe functies en ondersteunt de verschuiving van het bedrijf naar slimmere, meer verbonden manieren van werken.
Meer informatie
HaloITSM
Over ons